如何改變自己?讓自己快速適應轉職過程(七)如何讓工作效率更提升

是不是覺得自己每天都很忙,但是每天代辦事項仍是這麼多?跟著我這樣做,讓你快速提高工作效率!

漸漸熟悉了新環境,也開始上手自己所任內的職務內容,但是越上手了工作後,開

始發現,怎麼每天都是做不完的事情,怎麼每天都很忙,怎麼每天都被主管追著跑

?你是否也開始遇到這樣的問題了呢?

其實這樣的問題出現,就代表了你已經開始亂了自己的工作節奏,因為太多事情都

被分類為很急,都很重要,都要同時處理,但是你只有一個腦袋兩隻手,到底要怎

麼才能消化這麼多的事情呢?

相對的就是你只有一個腦袋兩隻手,但是你的腦袋卻總同時想到多事情,但你的雙

手仍只能做得了一件事,這就變成了大家口中的「同時多工」的狀態了!

因此要提高工作效率的重要關鍵就是【專注】,那我們該怎麼找到專注及保持專注

呢?讓我們照著以下方式一步一步來改變吧!

一、找出最重要的一件事

one thing

我想應該有很多人跟我有一樣的OS,〝找出最重要的一件事〞這不是廢

話,就是每件都很重要阿,不然怎麼會做不完!

這時候我想要大家一起來想一下,你覺得呼吸重要還是吃飯重要?

應該是都很重要吧,不呼吸會死,都不吃飯也會死,但是這兩件事仍可以

分出哪件事最重要吧!是呼吸!只要超過你能閉氣的時間,是不是你就將

面臨臨死邊緣了,但是如果一餐沒吃,其實不會怎樣!

這譬喻是比較誇張了,但這是要讓大家比較淺顯易懂的方式去了解我想要

表達的,也就是說〝最重要的一件事〞是你完成後同時也帶來其他效益。

1. 列出工作優先順序

schedule

在我們要列出工作的順序前,我們先來確認我們手上有多少工作,今天拿

到任何的專案或者主管交辦之事項,我們都必須先清楚理解,這個任務主

要目的是什麼,如果是專案類,請先詳讀內容,讓自己快速的了解這個專

案主要要做什麼,要達到什麼樣的目的,要達到什麼樣的效益,然後分析

這是否需要別的部門協助,還是你自己獨自就能完成,這些分析與分類很

重要,這將是你接下來安排事項順序的重要因素!

還有最重要一個就是每個被交辦的事情須完成的時間,搞清楚每件事情的

最終時間,並且讓自己提前一天或者半天來做自己的最終時間,譬如說這

個專案預計於一周後要交出來,那你就讓自己設定在六天的工作天。

為什麼要讓自己設定在提前一天呢?

death line

原因很簡單,【我們需要預留一些時間來處理突發狀況】何謂突發狀況呢

?譬如採購的職位,本來安排這個時間是他要追蹤已叫貨的廠商,到貨的

時間,但在這個時候突然主管告訴你,你必須現在馬上找在哪個地區 附近

有賣此材料的商家,與商家確認有後告知前端人員去哪取貨,像這樣一個

不是很大的事情但卻是非常緊急的事情,你就被迫需要優先處理,但這不

是幾分鐘就能解決的事項,因次就會耗掉原本你預計在此時要執行事項的

時間。這就是為什麼我要設定於提前一天,即使突發狀況的處理,也不會

影響你原本應該交辦給主管的事項。

2. 15分鐘待辦事項

由於我們常常在工作的同時,會收到各式各樣的訊息,不論是信件、訊息、電話

、協助同事,但這些事情是瑣碎又沒有太高難度,甚至時間的花費上並非很長,

但往往這就是我們浪費掉的時間,因此整理一份 「15分鐘」代辦事項

那怎麼去規劃與區分呢?

  • 區分工作等級,盡量交辦出去
  • (1)需不需要其他部門或同事的支援 – 等待其他部門支援的同時,就可以 先進行其他事項!
  • (2)需不需要再收集資料 – 如需要再收集資料就可以先將缺乏的資料先收集,避免真正執行時,還要再分心去找尋資料和整理。
  • (3)是不是快要到截止日期 – 如前面所說,截止日期都預設在前一天,避免各種突發狀況時,沒有時間再完成。
  • (4)需不需要編列預算或採購相關物品 – 假設今天這個案子是一個大活動,活動中所需的各種狀況都要先規劃好,再執行,如果邊規劃邊執行,必定會永遠都做不完,而活動期限就在眼前的痛苦狀態。

透過這樣的區分,你就能更專注地去執行你最重要的事情!你的專注力也比較不會

中斷,也能在最有效的時間內做出最有效的成果!

3.同時多工,比較快?

像我是自認為自己可以一心多用的人,至少身邊的朋友是這樣說,但後來我進入了

機械設計的工作後,我發現我完全無法這樣做!

並非我就無法完成事情了,而是開始產生各種小問題出來,其中最大的兩個問題,

第一、我開始容易犯些小錯誤、粗心,第二、較需要專注力思考的東西,我開始會

花上雙倍甚至更多的時間,漸漸發現一整個早上,根本沒有做到什麼事情,也是因

為這樣我開始檢視自己這一點。

在旁人看來可能會覺得你有點厲害,但事實上,完成度不及格阿!!

事情還是要挑重點、最重要的,對的時間做對的事情!

因此專注於一件重要的事情,對於工作效率的提升是有一定的幫助,如果可以,你

們可以先記錄自己目前每天工作的時間完成度,記錄一週,接著調整也記錄一週,

這樣就有更明確的比較結果!

另外還有一個大家的小惡習,雖然上班大部分人都不能滑手機,但大家會找機會滑

網頁版的社群媒體,當你越不能掌握好時間的分配,你無意中去滑社群媒體的狀態

就會更頻繁!

4.不要過於追求完美主義

在工作總吹毛求疵,過於追求完美,這並不是負責任的表現,反而會早成自己與

他人的困擾!

為什麼這樣說呢?最主要的是【工作是永遠都做不完的】,如果你的工作是讓你每

天都不知道還要做什麼的話,那你可要多注意了,一種是你正在被公司慢慢淘汰了

,二是這間公司正慢慢被社會給淘汰了!

因此工作是不斷再更新的,平常完成度於80%只需要半天,而由於你要做到100%

需要一天,那試問,這樣出來的結果落差很大嗎?對於銷售額有落差很大嗎?

這樣是不是既不符合公司的產能也不符合你自己的工作效益!

但相對的,你過於只想把事情做完,而不是做的完整,那就真的較不負責任了!

以下的影片是針對於時間管理的書籍介紹,或許你也可以從中的分享去簡單了解

哪一本比較適合你自己!

如果看完了你還是不知道哪本會更適合自己去嘗試和學習,我推薦先從【THE ONE THING – 成功,從聚焦一件事開始】,這本主要內容再帶你如何將事情專注於最重要的事情上!

如果習慣看電子書的也可以在 【THE ONE THING – 成功,從聚焦一件事開始】電子書 ,當然還有其他不錯介紹如何提升工作效率的方法,後續我會再推薦一些不一樣的給大家,

希望這篇內容有幫助到想要提升工作效率的大家!

如果有任何問題,歡迎可以留言給我或者mail給我,我很樂意提供更多的建議或者互相討論。


17 則迴響

  • 劉昀昕

    2020 年 2 月 5 日

    排出事情的優先順序真的很重要
    尤其專注與毅力才能讓事情事半功倍!

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    • Ellen

      2020 年 2 月 5 日

      對啊!但往往都忽略這些!和不知道如何保持那樣的專注力!

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  • ting

    2020 年 2 月 5 日

    我使屬於動作比較慢的人,有時候要比他人提早做準備,才能準時完成一件事情
    謝謝版主的分享,我會將這些知識運用在我的工作上的

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    • Ellen

      2020 年 2 月 5 日

      有時候不是真的動作慢,有時候是無意識的瑣碎動作拖長了時間,除了可以挑戰一下自己要在時間內完成外,也可以試著用拍攝記錄自己,透過影片的紀錄也能幫助你唷!

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  • KC.LEE

    2020 年 2 月 5 日

    谢谢版主的分享呀!对我非常受用,也让我思考到了平时工作时,是怎么安排优先顺序的!

    而且我就是个完美主义者,时常为了把一件事情做得很完美,却让事情做得越来越越久,好像永无止境一样!也可能是我没有预设一个完成时间的关系吧!

    推这篇文章呀!!!

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    • Ellen

      2020 年 2 月 5 日

      那你就更適合前一天先排好事項跟預計事情所需的時間,這樣應該會對你有幫助!

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  • Losam

    2020 年 2 月 5 日

    感謝版主分享
    自己就是常常想一次做2件事
    後面才發現效率超差

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    • Ellen

      2020 年 2 月 5 日

      真的是如此!不過要試著改掉這習慣,也是挺有挑戰性的!

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  • Buzz

    2020 年 2 月 6 日

    感謝版主的介紹~
    我也超喜歡這本書的 !!

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    • Ellen

      2020 年 2 月 7 日

      我自己也是看了很多次!

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  • kitty

    2020 年 2 月 6 日

    贊同不要完美主義!因為有些事情真的做百分之80就可以了~

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    • Ellen

      2020 年 2 月 7 日

      讚讚!時間就是金錢!

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  • yiying

    2020 年 2 月 7 日

    很贊同文章中的不要完美主義
    自己開始工作後更能體會
    一天中的時間有限
    真的把大部份心力花在最重要的時間比較重要

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  • chiudavi

    2020 年 2 月 8 日

    專心很重要我常常也分心 一心多用 !!版主的文看完幫助很多

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    • Ellen

      2020 年 2 月 8 日

      很開信有幫助到你唷!👍一起加油!

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  • 土狗

    2020 年 2 月 13 日

    真的~在貪多的現代社會~
    一直強調多工~其實是在切割時間~結果變成無效工~
    專注才能讓事情效率提升~
    感謝版主分享

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    • Ellen

      2020 年 2 月 15 日

      是的!工作時間長並不代表有最好的效率!
      但往往這都是我們的工作習性所忽略與傳統不認同的地方!

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